摘要：檔案管理對于企業發展具有重要的意義。但長期以來，國內許多企業對于檔案管理卻缺乏應有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業長期健康發展造成了負面影響。本文將結合作者所在的地勘企業，討論當前企業檔案管理工作存在的問題，并思考、研究如何解決好這些問題，希望本文對于廣大企業加強檔案管理有所裨益。 　　關鍵詞：地勘企業;檔案管理;問題;解決 　　中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311(2019)29-0073-02 　　《檔案與建設》(月刊)創刊于1984年，由江蘇省檔案局和江蘇省檔案學會主辦，學術性、指導性、史料性兼容，國內外公開發行;《檔案與建設》立足檔案專業，面向社會各界，熱誠歡迎賜稿、賜教。榮獲華東地區優秀期刊;學術園地獲明珠獎欄目。 　　0 引言 　　陜西省煤田地質局一九四隊始建于1953年，是一支有六十六年勘探歷史的專業煤田地質勘探隊伍。主要從事煤田地質勘探、地下水資源勘探開發、石油、鉆探、基礎工程、地質災害調查與治理等多領域綜合性勘探。2010年，一九四隊進行事業單位轉企業改制，成立陜西省一九四煤田地質有限公司。改制后，公司不斷鉆研新技術、新技能、創造新平臺，努力提高本企業的經濟效益與業績。公司被評為AAA級信用企業，并先后榮獲國地質勘查行業先進集體、中國煤炭工業協會地質勘查功勛單位、陜西省文明單位標兵、陜西省找礦重大進展先進單位、銅川市50強企業等榮譽稱號。但公司的檔案管理工作卻沒有跟上，出現了一些問題;而且這些問題在當前國內企業檔案管理中普遍存在。為此，我們將立足于一九四煤田地質有限公司，研究、思考企業檔案管理工作中存在的問題。 　　1 企業檔案管理工作的意義 　　企業檔案是企業在其整個生命周期中，在其全部活動中形成的全部檔案的總和。企業檔案包括計劃、統計、決議、記錄、報告、市場信息、經營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、財務管理、勞動工資、衛生、人事等各方面的材料，真實反映企業的整個發展歷程[1]。企業檔案為企業的生產管理、經營管理、人力資源管理、產品研發、財務管理提供詳細的數據、資料。企業領導層可以根據企業檔案，了解本企業每名人員的素質、能力、品行，了解本企業的技術實力，從而做出正確、有效的決策，提高企業的管理水平。一流的企業靠文化，二流的企業靠管理，三流的企業靠業務，四流的企業靠投機。在建設企業文化方面，企業檔案也發揮著無可替代的作用。 　　2 現階段企業檔案管理中存在的主要問題 　　2.1 企業領導對于檔案管理缺乏應有的重視 　　當前，國內許多企業對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業領導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業發展的內在要求，也沒有認識到企業檔案所蘊藏的價值。他們錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業財力、人力有限，把大量的經費、技術、辦公面積投入檔案管理實在得不償失[2];一些領導口頭上重視檔案管理工作，但在實際工作中卻忽視檔案管理(還有不少領導對檔案管理不管不顧)：一些企業的檔案室面積只有十幾個平方米，一些企業甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;企業檔案管理人員數量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理專業的畢業生，他們基本上沒有學習過《檔案法》，對檔案管理的專業知識一無所知。 　　2.2 檔案管理缺乏制度化、規范化 　　雖然時間已經進入2019年，但當下，許多企業卻沒有建立起嚴格、規范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業各部門明確規定文件的歸檔時間、存檔時間。一些國有企業為應對上級部門的檢查，進行裝樣子的檔案管理工作;一些企業將本企業的檔案工作外包給檔案公司，使檔案制作與檔案管理、檔案服務出現脫節;一些企業的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執行，淪為一紙空文。一些企業的檔案資料長年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料;企業領導層也不知道依靠檔案為企業開展各項工作提供依據。企業內部的各個部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。 　　2.3 檔案管理信息化水平落后 　　截止2019年7月，我國網民人數已經超過8億，其規模高居世界第一。我國手機用戶數量甚至超過了全國人口數量。在這個信息化時代，企業完全應當加強檔案信息化建設，采用電子檔案、數字檔案取代紙質檔案。但令人遺憾的是，當下企業檔案管理的信息化水平落后，許多企業仍舊沿用紙質檔案，由檔案員手工進行檔案收集、整理、查閱。而且紙質檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現象[3];不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現編號錯誤。還有一些企業雖然采用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。 　　3 思考如何加強企業檔案管理 　　3.1 運用SWOT分析法 　　當前，國內企業檔案管理的確存在著許多不足之處(WEAKNESS)：長期受到領導層忽視，缺乏專業檔案管理人才，缺乏資金、技術投入;國內企業檔案管理也面臨著外部挑戰(THREAT)：檔案公司發展迅猛，其工作質量也在不斷提高，大有全面取代企業內部檔案管理之勢;美國、日本等發達國家企業高度重視企業檔案管理工作，國外企業普通聘用具有大學學歷的專業人才進行檔案管理，在檔案管理中，還普遍采用信息化技術，實現了文件、圖書、博物、情報、企業文化管理的一體化[4]。隨著我國對外開放的加深，更多的外資企業將進入中國，而外資企業高質量、高效率的檔案管理也會對國內企業檔案管理構成沖擊。 　　但國內企業檔案管理仍然具有良好的發展機遇(OPPORTUNITY)：相較于發達國家的企業，國內企業檔案管理的確存在著不足，但這也為企業加強檔案管理，提升檔案管理工作質量打開了上升空間;國外企業在檔案管理方面已經積累了豐富的經驗與成熟的技術，只要國內企業善于借鑒、消化、吸收，就可以將之轉換為后發優勢(STRENGTH)。因此，國內企業完全有理由加強檔案管理，做好檔案管理。 　　3.2 對檔案管理工作給予應有的重視 　　企業領導必須認識到：在信息化時代，信息是企業發展的重要資源，而企業檔案對于企業來說則是非常寶貴的信息資源。企業領導層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規范化建設。企業各部門、各環節的每一名職工也應當主動參與到檔案管理中來，嚴格執行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業檔案室必須逐年增添必要的設備，在條件允許的情況下甚至應當逐年擴大檔案室面積[5]。 　　3.3 檔案管理必須規范化、制度化 　　企業應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業內部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案進行分類，而不能將它們混為一體。 　　檔案管理人員必須認識到：當前，房價不斷上漲，要求企業不斷擴建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細審核、鑒定企業檔案，必須認真分析每一份管理類文件的內容、來源、時間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時效性;認真研究每一份科技文件材料的技術因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每一份檔案的保存年限;對于喪失保存價值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀(一般來說，反映企業一般日常事務性活動、或內容重復的管理類文件保存價值較小，不必永久性保存;而會計類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應長期保存)。必須保證檔案庫藏量控制在一個合理的水平。 　　3.4 加快檔案管理信息化建設 　　企業應當加快檔案管理信息化建設，主動應用網絡技術與信息化技術，進行檔案管理;必須盡快用數字檔案、電子檔案全面淘汰紙質檔案。企業還須運用大數據技術，人工智能技術、云計算技術開展檔案研究，根據企業發展的需要，充分發掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認識、掌握企業發展規律。 　　3.5 加強地質資料檔案管理 　　近年來，地勘單位紛紛進行事改企，導致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長時間進行繁瑣、復雜的檔案管理工作，承受更大的工作強度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。有鑒于此，地勘企業必須主動加強地質資料檔案管理。 　　作為老地勘單位，一九四煤田地質有限公司在60年的歲月中積累了大量寶貴的檔案資料。一九四公司對檔案管理人員主動加強培訓，組織認真、心細、責任心強、甘于坐冷板凳的檔案管理人員學習檔案管理知識，提高他們的業務技能;公司對檔案管理人員實施嚴格的績效管理，從而調動起檔案管理人員的工作積極性。一九四公司建立嚴格、規范的檔案管理制度，對紙質檔案、磁介質載體檔案、實物標本實施分類管理，不僅豐富了檔案管理的內容，而且提升了檔案管理的質量;公司還對科技文件、鉆探科研成果、煤田普查等方面的檔案資料實施精細化管理，使檔案更好地為公司發展服務。 　　4 結束語 　　在企業內部管理中，檔案管理屬于重要環節。為提高企業工作效率，為促進企業長期可持續發展，提升企業的管理水平，建設企業文化，企業應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。 　　參考文獻： 　　[1]葉麗娟.知識管理背景下的企業檔案管理分析[J].城建檔案，2019(05)：80-81. 　　[2]楊鵬.我國改制企業檔案管理模式的實踐創新——“蘇州模式”[J].檔案與建設，2019(04)：36-39. 　　[3]杜娜.大數據背景下的企業檔案管理工作探討[J].蘭臺內外，2019(07)：35-36. 　　[4]孫勇軍.企業檔案管理中存在的問題及優化措施[J].企業改革與管理，2019(04)：41，44. 　　[5]張斌，李子林，黃蕊.我國企業檔案宏觀管理體制的演變與發展[J].檔案學研究，2018(02)：50-56. 本文由期刊論文網首發，一個權威專業的學術論文發表知識網。 文章名稱：企業檔案管理工作中存在的問題與思考