學位論文是為申請學位而撰寫的學術(shù)論文，是評判學位申請者學術(shù)水平的主要依據(jù)，也是學位申請者獲得學位的必要條件之一。一篇論文應該包括內(nèi)容與格式。內(nèi)容是指作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式等；格式則是指論文頁面大小、邊距、段落、字體設(shè)置等。內(nèi)容是論文的主體，但格式也是不可忽視的一個方面，可以說，規(guī)范的格式在一定程度上能夠提高論文的質(zhì)量。為了提高研究生學位論文的質(zhì)量，規(guī)范書寫格式，做到學位論文在內(nèi)容和格式上的規(guī)范化與統(tǒng)一化，學位授予處一般都會印發(fā)統(tǒng)一的論文格式。然而，當論文的篇幅較長的時候，很多作者在論文的排版上浪費了大量的時間和精力。事實上，如果在寫論文之前，做了各方面的準備，并按照一定的規(guī)律來編寫和排列，就會起到事半功倍的效果。
現(xiàn)在大家主要使用,Microsoft Word來編輯論文各個版本的基本功能都是一致的，在此簡稱Word；充分Word的一些強大功能，可以使冗余繁瑣的排版工作變得很輕松。
1、樣式
樣式是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。為了方便用戶使用，Word內(nèi)置了許多樣式，用戶可以修改這些樣式，此外，還可以根據(jù)需要自定義樣式。
在進行較長文檔編輯時，不僅要追求質(zhì)量，而且還要求編輯效率要高。如需要對較多文字和段落進行相同格式設(shè)置時，如果一步步都使用“格式”菜單、“格式”工具欄，速度將會很慢，而且容易出錯。所以，對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。如果要對排版格式做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式，原來應用該樣式的文本就更新為新定義的格式。這樣，可以大大減少工作量和出錯機會。另外，應用樣式之后，還可以自動生成各種目錄和索引。
一般情況下，不論撰寫學術(shù)論文或者學位論文，相應的雜志社或?qū)W位授予機構(gòu)都會根據(jù)其具體要求，給論文撰寫者一個清楚的格式要求，比如字體、字號、段落間距等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式先進行一番設(shè)定，就可以很方便地編寫論文了。
2、目錄
目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的。目錄的制作分3步進行。
（1）修改標題樣式的格式。通常Word內(nèi)置的標題樣式需要手動修改，以符合論文格式的要求。在菜單欄上點“格式——樣式”，在列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然后點“更改”。可修改的內(nèi)容包括段落、字體、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1—3的格式。
（2）在各個章節(jié)的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題’”樣式，節(jié)標題使用“標題“”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設(shè)置標題的格式還有一個優(yōu)點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題’”樣式的格式設(shè)置，然后自動更新，所有章的標題字號都變?yōu)樾∪枺挥檬止とヒ灰恍薷摹?/p>
（3）提取目錄。按論文格式要求，目錄通常放在正文的前面。在正文前插入一新頁，光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設(shè)置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入——引用——索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，確定后Word就自動生成目錄。此后若章節(jié)標題改變，或頁碼發(fā)生變化，只需更新目錄即可。
3、使用分節(jié)符
節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁面擁有相同的邊距、頁面邊框、頁眉和頁腳、紙型、方向、打印機紙張來源、垂直對齊方式、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注。如果沒有插入分節(jié)符，Word默認整個文檔只有一個節(jié)，所有頁面都屬于這個節(jié)。學位論文一般由以下部分組成，依次為：論文題目和封面、聲明、內(nèi)容摘要、關(guān)鍵詞、目錄、前言、正文、注釋及參考文獻、附錄、后記、致謝等，如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。
首先介紹頁眉的制作方法。學位論文通常要求，同一章的頁面采用該章標題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過將每一章作為一個節(jié)，每節(jié)獨立設(shè)置頁眉頁腳的方法來實現(xiàn)。在各個章節(jié)的文字都排好后，設(shè)置第一章的頁眉。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入——分隔符”，選擇分節(jié)符類型。這樣就在光標所在的地方插入了一個分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉，就會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕，把該按鈕調(diào)整為“彈起”狀態(tài)，即設(shè)置各章的頁眉互相獨立，然后修改頁眉為第二章的標題，完成后關(guān)閉工具欄。同理，設(shè)置其余各章的頁眉。
頁腳的制作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、中英文摘要和目錄、授權(quán)聲明，這些頁面不需要編頁碼，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié)；然后光標移到第一章，點擊“視圖——頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態(tài)，插入頁碼。這樣，正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。
4、對齊
不要通過敲空格的方式來達到對齊的目的。所有的對齊都應該利用對齊方式、段落縮進及字符間距等來進行。同理，不要敲回車調(diào)整段落間距，應該通過設(shè)置段前、段后間距來進行。
5、繪圖
統(tǒng)計圖建議使用Excel生成，框圖和流程圖建議使用Visio。等其他工具完成。如果使用Word的繪圖工具繪圖，請適當使用組合，以免排版時混亂。
6、及時保存和備份
及時保存可以通過設(shè)置自動保存，讓系統(tǒng)在一定的時間間隔中自動執(zhí)行保存操作。此外，還需要多做備份，最好將每天的工作都按日期命名。另外，論文中用到的圖片和公式也最好單獨保存到文件里另做備份。論文的排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文提供了一些用Microsoft Word進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕松，以便把更多的精力放在論文的內(nèi)容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文檔時也可以使用。
