隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，社會(huì)各個(gè)方面都發(fā)生了巨大的變化。 從購物軟件推測我們感興趣的產(chǎn)品，到旅行軟件根據(jù)我們搜索過某城市，而自動(dòng)地推送該城市相關(guān)的旅游攻略。 大數(shù)據(jù)和信息化，已滲透于我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫l(fā)揮著不可或缺的作用。 相應(yīng)地，高校的檔案管理工作也應(yīng)積極適應(yīng)這一勢不可擋的潮流，積極改進(jìn)已有的舊系統(tǒng)，更新升級(jí)。 而檔案作為校園文化的重要載體，在信息時(shí)代大數(shù)據(jù)的背景下，為校園文化的發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化的意義
1.檔案信息化可以降低紙質(zhì)檔案的管理成本。 隨著時(shí)間的推移，高校圖書館的紙質(zhì)文檔的日漸增多是無法避免的，在有限的空間中，檔案的不斷增加就必然導(dǎo)致空間不足。 然而許多檔案也無法隨意處理，只能在檔案柜和密集架中不斷堆積，于是就必然面臨著紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間不足的困境。 但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代的科學(xué)技術(shù)，可以通過掃描等方式，將諸多紙質(zhì)檔案的重要信息采集錄入，儲(chǔ)存至數(shù)據(jù)庫中，然后對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分析處理，從而減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，只需要保留重要的紙質(zhì)檔案。 這樣便可減少紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的空間成本，同時(shí)也可以減少對(duì)其的日常維護(hù)成本，從而降低檔案的管理成本。
2.檔案信息化可以降低檢索檔案文件的時(shí)間成本，提高工作效率。 當(dāng)需要查閱數(shù)十年前的檔案時(shí)，往往需要面對(duì)的都是堆積如山的紙質(zhì)文件資料，也許真正需要的只是寥寥數(shù)行字而已。 但是為了這數(shù)行字，管理人員必須耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來翻找資料。 而檔案信息化則能夠?yàn)槲募z索提供巨大的便利。 通過現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，通過對(duì)多樣化的數(shù)據(jù)的處理加工，提高獲取數(shù)據(jù)的速度。 當(dāng)需要查詢特定資料時(shí)，只需要通過輸入關(guān)鍵信息就可以直接檢索到所需信息和相關(guān)信息。 這樣一來，檔案工作人員的工作效率便得到了提高，可以花費(fèi)更少時(shí)間在無意義的檢索上，而花更多時(shí)間在改進(jìn)檔案管理等可以促進(jìn)檔案管理升級(jí)進(jìn)化的事情上，從而推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。
3.檔案信息化可以延長檔案的儲(chǔ)存時(shí)間，使更多檔案完整地保存下來。 在處理紙質(zhì)檔案時(shí)，雖然保證資料不遺失是檔案管理者的責(zé)任，但是當(dāng)資料數(shù)量過多，對(duì)于許多年久的檔案，某些情況下難以尋得，或者是不小心被損壞都是難以避免的情況。 這時(shí)，檔案信息化的優(yōu)勢便體現(xiàn)出來了。 紙質(zhì)文件極易老化和腐朽，因此長期儲(chǔ)存過程中，需要極大的精力維護(hù)才能保證其長期延續(xù)，但是信息化的檔案則只需要一次錄入，存入數(shù)據(jù)庫，便無須再擔(dān)心信息的丟失和損壞，可以使檔案的信息更好地保存下來。 同時(shí)，對(duì)于難以用文字展現(xiàn)的材料，也可以在未來通過各種新興的技術(shù)，進(jìn)行記錄。 例如，借助云計(jì)算的服務(wù)，將檔案存儲(chǔ)于云計(jì)算服務(wù)提供商的服務(wù)器設(shè)備中，由在服務(wù)器中的應(yīng)用程序進(jìn)行計(jì)算，從而利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的新興技術(shù)幫助檔案管理工作的進(jìn)行。
4.檔案信息化可以重新規(guī)范檔案，使管理模式升級(jí)。 隨著時(shí)間的推移，許多年久的檔案與現(xiàn)今的檔案管理過程中都存在著差異性。 檔案信息化，可以從文件歸檔開始就統(tǒng)一規(guī)范，建立統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案管理的體系，運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)，對(duì)大量的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)更好的檢索、管理和信息分類、整合。 在重新規(guī)范的過程中，檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也可以被收集、采納，各個(gè)檔案的價(jià)值和分類也可以重新被計(jì)算，從而實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代新型的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)管理模式的升級(jí)，提高檔案管理工作的效率。
二、檔案信息化對(duì)校園文化建設(shè)的促進(jìn)作用
1.檔案信息化可以使校園文化的記錄方式多樣化。
檔案的信息化可以使記錄校園文化的方式不只局限于文字與圖片等實(shí)物檔案，它可以使展現(xiàn)豐富多彩校園文化的方式更加多樣化，例如視頻、VR技術(shù)等等，現(xiàn)在還未在檔案管理工作中發(fā)揮作用的方式，在未來都可能成為現(xiàn)實(shí)。 特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，不再受到空間的局限，數(shù)據(jù)來源多元化，任何有價(jià)值的數(shù)據(jù)都可以成為檔案管理的對(duì)象。
這些非實(shí)物的方式，與文字等實(shí)物材料相比，不僅可以更全面地展現(xiàn)校園文化，使校園文化的呈現(xiàn)方式由過去單調(diào)的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦由鷦?dòng)有趣、喜聞樂見的方式，同時(shí)也可以避免對(duì)年代已久的校園物質(zhì)文化的損傷與消耗，使校園文化的承載物得以長期延存。 同時(shí)這些非文字的材料與實(shí)體材料相比，也可以使信息的接收者更好地跨越時(shí)間和空間的限制，更好地得到身臨其境的感受，更好地領(lǐng)悟存在于過去歷史中的校園文化。
2.檔案信息化可以促進(jìn)師生對(duì)于校園文化的了解。
通過信息化的方式展現(xiàn)出來的校園文化，在現(xiàn)代的信息化社會(huì)中，無疑更具有吸引力，更加喜聞樂見，奪人眼球。 對(duì)廣大師生來講，通過各種新型方式展現(xiàn)出來的校園文化，與傳統(tǒng)的文字方式相比較而言，更加易于理解與接受，更能吸引人們的視線。 利用LED屏幕播放的校園文化相關(guān)視頻和VR虛擬場景中體驗(yàn)的校園文化等等，這些運(yùn)用信息化技術(shù)的校園文化展現(xiàn)方式，可以提高校園文化對(duì)師生的吸引力，從而使他們參與其中，更好地了解校園文化，從而自發(fā)地成為校園文化的接收者和傳承者，促進(jìn)校園精神文化的蓬勃發(fā)展，為校園文化發(fā)展提供不竭的源泉。
3.檔案信息化可以促進(jìn)校園文化的傳播。
通過大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息科學(xué)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)校園文化相關(guān)檔案的整合和模式創(chuàng)新，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和公開范圍等分類方式進(jìn)行匯編整理。 由此，使師生，甚至是校外人員可以根據(jù)自己所需，在數(shù)據(jù)庫中自己可檢索的范圍內(nèi)進(jìn)行搜索，大數(shù)據(jù)的分析整理再給他們呈現(xiàn)所需要的信息。 對(duì)不同身份的人，例如校內(nèi)學(xué)生和校外人員，可提供檢索范圍就有所區(qū)別，但是每個(gè)人都可以在數(shù)據(jù)庫自己可見的范圍內(nèi)對(duì)自己所需的信息進(jìn)行檢索。 這樣一來，檢索需求便可以通過互聯(lián)網(wǎng)完成，而無須一定要親眼見到實(shí)體材料和親身經(jīng)歷過去的事情，便可以感受到校園文化。 由此，使校園文化的傳播能夠跨越時(shí)間和空間的限制，無論處于何時(shí)何地，都可以通過數(shù)據(jù)化的檔案信息感受到校園文化。
4.檔案信息化可以為校園文化建設(shè)提供歷史借鑒。
校園文化體現(xiàn)在各個(gè)方面，從可見的校園景觀、建筑、雕塑到制度文化。 對(duì)于可見的景觀之類，通過檔案信息化，未來還可利用3D、VR技術(shù)等，使過去的校園景觀可視化，生動(dòng)地呈現(xiàn)在眼前，記載校園變遷史，記錄校園景觀承載的文化的變遷，從而為未來的發(fā)展提供借鑒。 而對(duì)于制度文化等不可視的校園文化方面，則可以通過數(shù)據(jù)庫對(duì)相關(guān)變遷進(jìn)行記載、分類，將管理制度的變遷也展現(xiàn)出來，為其他工作的進(jìn)行提供基礎(chǔ)支持。 通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的整理和分析，有效管理檔案，合理運(yùn)用檔案信息，“以史為鑒”，為未來的校園文化建設(shè)提供歷史借鑒和支持，從而推動(dòng)校園文化建設(shè)工作。
大數(shù)據(jù)的到來，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。 檔案管理工作，可以通過借助大數(shù)據(jù)時(shí)代新興的技術(shù)，提高對(duì)數(shù)據(jù)的容量，擴(kuò)大數(shù)據(jù)來源和獲取速度，有效處理檔案數(shù)據(jù)，提高檔案價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)檔案更加高效的管理，進(jìn)而利用新興的管理方式，對(duì)校園的文化建設(shè)起到積極的推動(dòng)作用，為校園文化的發(fā)展提供動(dòng)力源泉，以此來促進(jìn)高校的校園文化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄭立梅，高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)的探討[J].人文之友，2018(4)：71.
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作者：馮愛明
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