作為企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，加強檔案利用服務(wù)工作建設(shè)，對于提高企業(yè)競爭力意義重大，尤其是科技的發(fā)展給企業(yè)的檔案工作帶來了沖擊，為適應(yīng)企業(yè)信息化、檔案管理現(xiàn)代 ，本文展開了研究，在充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，對檔案利用服務(wù)工作加以創(chuàng)新，從而提高檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。
關(guān)鍵詞：檔案利用服務(wù),創(chuàng)新內(nèi)容,對策
1檔案利用服務(wù)工作概述
檔案利用服務(wù)工作，簡而言之，就是檔案工作人員以檔案用戶的檔案信息需要為導(dǎo)向，借助館藏資源，通過特定的方式和途徑，滿足不同類型檔案用戶檔案需求的過程。社會經(jīng)濟的發(fā)展促使了人們檔案意識的增強，檔案原始記錄性的特點使檔案成為人們工作生活的關(guān)鍵性依據(jù)，檔案利用服務(wù)工作的廣度和深度不斷發(fā)展。
目前，電建設(shè)計單位的檔案管理已經(jīng)從過去的手工接收、登記等，向利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，利用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理的電子化、信息化和自動化，大大提高了檔案管理的檔次 。
當(dāng)前檔案用戶對檔案利用工作的要求主要體現(xiàn)在對查找信息質(zhì)量和效率的要求，即用戶希望獲取的信息是全面的、準(zhǔn)確的，同時也希望檔案部門能在最短的時間內(nèi)提供用戶所需的信息 。但是從目前企業(yè)檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀來看還存在一，利用手續(xù)較為繁復(fù)。由于檔案保密性強，加上電建設(shè)計企業(yè)檔案科技價值大，部分檔案密級程度高，基于保護(hù)商業(yè)秘密，故利用手續(xù)也較為繁復(fù)，二，服務(wù)功能有待進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展，三，檔案工作人員知識要不斷更新，適應(yīng)數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要。
2檔案利用服務(wù)創(chuàng)新內(nèi)窖
檔案利用服務(wù)創(chuàng)新就 是不斷根據(jù)市場與 社會環(huán)境的變化，以創(chuàng)新精神適應(yīng)信息化發(fā)展，滿足用戶檔案利用需求。主要包括以下內(nèi)容：一是檔案利用服務(wù)職能得到創(chuàng)新，即由傳統(tǒng)的檔案實體保管型向現(xiàn)代的檔案信息利用型轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)規(guī)范服務(wù);二是服務(wù)方式創(chuàng)新，由實體型向信息型轉(zhuǎn)變，由提供檔案實體轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息服務(wù)，加強深層次開發(fā)，促進(jìn)高層次利用：三是服務(wù)手段創(chuàng)新，由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變，把人工分類、整理、編研等工作，用計算機工具實現(xiàn)分類、整理、檢索、存儲、利用一條龍服務(wù);四是服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)新，既要主動熱情，又要準(zhǔn)確、快速解決問題，做到有效服務(wù);五是服務(wù)條件創(chuàng)新，樹立超前意識，前瞻工作動態(tài)，科學(xué)預(yù)測未來，應(yīng)用現(xiàn)代科技方法和手段，提高服務(wù)條件水平。
3創(chuàng)新檔案利用服務(wù)工作的對策
3.1建立健全檔案管理制度
我們企業(yè)檔案多、范圍廣，為使檔案工作有條不紊的進(jìn)行，在檔案工作之初就建立健全各項規(guī)章制度，特別是在電子檔案方面，嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與整理規(guī)范》、《數(shù)字檔案館電子文件管理規(guī)定》等規(guī)定，進(jìn)行電子檔案的收集、整理工作，同時要求建議各單位專業(yè)工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢驗檔案的真實性和準(zhǔn)確性，然后由檔案管理員負(fù)責(zé)檢驗檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及數(shù)字化處理;其次，在檔案利用方面除了完善已有的《數(shù)字檔案館科技檔案借閱管
理制度》外，還建立健全檔案利用信息反饋制度，關(guān)注檔案用戶利用檔案的實際情況，切實了解用戶的檔案需求。
3.2豐富館藏資源
豐富的館藏資源、合理的館藏結(jié)構(gòu)是做好檔案利用工作的前提。電建勘測企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中的真實記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程與成果的真實記錄，在重復(fù)利用、預(yù)測發(fā)展趨勢、輔助決策和學(xué)習(xí)總結(jié)過往經(jīng)驗等方面具有至關(guān)重要的作用 。擁有一定質(zhì)量和數(shù)量的檔案資源是做好檔案利用工作的前提。檔案工作人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確、全面的收集檔案，同時做好分類歸檔、數(shù)字化處理、價值鑒定等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，規(guī)范、科學(xué)的管理檔案。
3.3轉(zhuǎn)變服務(wù)觀點，提高服務(wù)質(zhì)量
檔案工作者應(yīng)本著 “利用者第一、服務(wù)至上”的觀點，檔案對企業(yè)的價值在于各個方面，對外在于滿足企業(yè)市場拓展、應(yīng)對各種評估以及文化與宣傳需要，對內(nèi)則在于高層決策與內(nèi)部控制、基層管理與執(zhí)行、員工心理與歸屬等，檔案工作人員應(yīng)該詳細(xì)分析本單位上下人員對檔案需求的內(nèi)容，有針對性的開發(fā)檔案，主動服務(wù)。具體來說，一是要主動掌握本企業(yè)年度重點工作、重點情況，采用征求意見、統(tǒng)計整理檔案利用情況等多種方式調(diào)研利用者的需求，
有針對性地開展檔案利用工作，使檔案的利用效果最大化，二是在利用過程中，重視完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理 ：三是拓展檔案信息利用方式，傳統(tǒng)利用在于利用者到檔案室查閱所需原件，新時期應(yīng)該拓展利用方式，既要提供傳統(tǒng)的借閱、出借、復(fù)制等服務(wù)方式，同時還要將借閱服務(wù)與電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)等方式結(jié)合起來，充分利用信息技術(shù)，建立信息交流平臺，通過設(shè)定訪問與溝通權(quán)限，嚴(yán)格保守商業(yè)秘密的前提下實現(xiàn)全天候無障礙高效服務(wù)。
3.4加強檔案信息資源的開發(fā)利用
檔案編研工作是開發(fā)利用檔案信息資源的重要形式和途徑，具有很強的針對性和實用性。電建勘測設(shè)計企業(yè)產(chǎn)生的檔案中蘊含著豐富的經(jīng)濟、科技價值，通過對其二次開發(fā)，滿足檔案利用人員的工作需求。檔案匯編的內(nèi)容包括，專題匯編 (包括規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書匯編等)、專題材料 (如大事記、年鑒、組織 沿革、科研成果 簡介、工程項目簡介、市場變化等)以及一些深層次加工材料，例如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)的統(tǒng)計分析、重大事故原因的研究分析及企業(yè)史志等。
此外，利用聲像檔案還可以進(jìn)行視頻制作，這將企業(yè)發(fā)展形象生動展現(xiàn)在員工面前，在對外宣傳和增強企業(yè)員工歸屬感和榮譽感方面有重要作用。與此同時，還可以加強對電建勘測設(shè)計企業(yè)知識化檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供依據(jù)。
3.5進(jìn)一步加強檔案工作人員知識的不斷更新
在電建設(shè)計行業(yè)，檔案部門工作人員除了積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)積極關(guān)注檔案領(lǐng)域最新動態(tài)，加快知識更新的步伐，不斷解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新，在檔案管理與服務(wù)中大膽采用一些新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)和新方法。以創(chuàng)新的精神、創(chuàng)新的思路和創(chuàng)新的措施，研究和處理信息化帶來的電子文件新情況新問題，建立適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟和對外開放需要的檔案管理形式和方便檔案開發(fā)利用的方式方法，不斷完善和努力開辟多途徑、多渠道的檔案利用服務(wù)工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。
總之，信息化時代，檔案工作的服務(wù)方式與服務(wù)內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了十分巨大的變化。加強新時期電建設(shè)計企業(yè)檔案工作，加強企業(yè)檔案工作人員的知識更新，培養(yǎng)一支檔案信息化 隊伍。
【參考文獻(xiàn)】
【1】陸喜，史丹丹.勘察設(shè)計單位檔案信息綜合利用的思考 Ⅲ.新疆石油科技2009(3)：37-40.
【2】石磊.論檔案利用服務(wù)需求 [J】.檔案學(xué)通訊，2005(5)：75-77.
【3】靳張鋁，王紅.勘察設(shè)計企業(yè)檔案利用服務(wù)體系創(chuàng)新工作研究【J】.中國勘察設(shè)計，2009(4)：57—60.
推薦期刊：云南檔案雜志職稱論文發(fā)表郵箱
《云南檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由云南省檔案館主辦的學(xué)術(shù)性期刊。 本刊是云南省唯一的檔案專業(yè)綜合性雜志，國內(nèi)外公開發(fā)行。榮獲2009年獲云南省新聞出版局領(lǐng)導(dǎo)的“改革創(chuàng)新期刊獎”及“優(yōu)秀裝楨獎”，優(yōu)秀主編、優(yōu)秀編輯獎。
相關(guān)閱讀
