下面文章首先介紹了高校檔案管理的信息化建設，檔案管理軟件是當下檔案管理中重要的現代化工具，在如今的檔案建設與管理中有重要的作用，但是也存在一定的問題，文章中也是積極研究發現高校檔案管理中使用軟件存在的不足，并針對這些問題提出了相應的解決措施。
關鍵詞：高校,檔案管理,軟件,問題,對策
隨著高校不斷的發展，網絡化、信息化管理不斷的推進，傳統的紙質檔案管理已經不能滿足高校發展的需要，越來越多高校檔案管理已經往電子檔案形式發展，但沒有出現一個完善、合理的管理體系，高校檔案管理網絡化、信息化、規范化管理是勢在必行。
一、高校檔案管理信息化建設定義
高校檔案管理信息化建設工作包含計算機軟件技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術等發展組合而成的，它把各種載體連接在一起，把高校各種載體形式的檔案資源轉化為信息化電子檔案，以信息形式存儲，軟件運作，硬件讀取的方案進行，有利于計算機軟件式的管理形式發展，最后形成一個有效的高校檔案數據庫，通過互聯網人們可以進行檔案的檢索與查閱，實現真正的資源共享，所以檔案信息化建設是高校檔案建設重要組成部分。
二、高校檔案管理使用軟件的問題
檔案管理工作是高校的重點工作之一，檔案是高校發展成果的重要組成部分，檔案的收集、整理、保管等管理工作是不可忽視的環節。當前紙質文件檔案就是高校以往傳統檔案管理形式，所以，紙質檔案保管工作已經有一套相當穩定的管理系統。與此同時，到校檔案管理使用問題還有待解決，這樣才能使得電子檔案的管理工作更加保險。
(一)缺乏有效性的維護
檔案管理人員在管理檔案中，軟件設計是檔案管理工作的升級與優化。而管理軟件維護是軟件使用、運營、完善的基本保證條件。所以軟件如果出現漏洞、發現問題不及時維護，就會使得計算機的維護工作失效，嚴重的影響到檔案數據的有效性。因此，在日常維護中，管理人員不能僅限于硬件設備的檢查，也應該注重軟件的維護，不能把維護放在表面。
(二)檔案系統綜合性人才缺乏
由于每個高校背景的不同，專業計算機未必能為高校量身定做，軟件功能的理解有誤，為日后高校檔案系統使用帶來不便。因此，高校檔案管理人員應對檔案專業知識與流程。這樣會使得系統開發過程中參與程度增加，對高校客戶的需求度也有切身的理解，軟件難度及軟件需要制約條件可以有一個深刻的理解，可以杜絕軟件建立正式使用后不必要的問題，也會增加用戶滿意度。
(三)開發水平低
在市面上的檔案管理功能大同小異，開發商與開發單位都不在軟件上進行更多的投入，這樣高校軟件帶來很多特別大的安全隱患。而且很多軟件在格式上不兼容，對高校的切合性不高，這樣也會造成高校資源流失的現象。
現在，高校檔案管理軟件開發方式較多，除了高校自己購買的軟件外，還有些高校是自行研發的檔案管理……這樣形成很多高校的管理軟件漏洞很多，而且系統間是不兼容的，這種混亂的狀態，國家也沒有對其提出一個統一的檔案管理軟件標準，也沒有統一的部門去監管、領導、管理這些工作，使得高校間互通性較低。這樣造成軟件檢索、數據交換、數據共享、網絡統一等問題造成困難。所以我們要統一一個管理軟件標準，或者統一一個檔案管理部門去維護全國高校檔案管理工作。
三、高校檔案管理使用軟件對策
高校檔案信息管理軟件開發是一項復雜工作，它影響這整個設備的正常運行，而且用戶的需求、管理手段都要在里面體現。針對這些種種要去，我提出以下幾點問題及相關對策。
(一)提高高校檔案管理使用軟件的重視程度
因為高校檔案管理人員計算機應用的缺乏，要學習計算機知識及信息管理軟件知識，對計算計軟件要有一個深刻的系統了解;國家需要出臺相關的權威機構的軟件使用標準，將高校檔案工作規劃得更加標準化，統一軟件生成的數據格式，方便高校間檔案信息的數據交流與資源共享;對開發科研人員進行一個嚴格統一的培訓管理制度，以免出現人力資源專業度不夠;在高校使用軟件管理方面還需要有效的協調，避免軟件重復開發與資源浪費的現象。
(二)完善檔案管理設備設施
學校應投入一定的經費到檔案館室的建設上，有些學校檔案館室的設施和現代管理還比較落后，做不到檔案管理要求的“八防”，設施不到位，檔案檢索沒有實現微機自動檢索，有些管理系統和檔案數據只能供檔案管理人員使用，不能實現資源共享，這樣就相當于手工檢索，限制了計算機檔案管理系統的利用，在一定程度上影響了檔案的利用效率。要實現檔案利用的無紙化、電子化、網絡化，必須加大投入，從檔案的設備設施上予以保證。
(三)進一步加強隊伍建設，提高人員素質
提高檔案管理工作者現代化意識，更新觀念，強化信息技術觀念。作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現代化的必要性，積極參與學校的各項活動，主動、及時地為學校工作提供優質服務，切實加強對現代化管理技術的學習和研究，了解和掌握最新的現代化管理手段，提高業務素質，使個人的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要。
(四)有效整合檔案信息資源
數據質量是高校檔案管理軟件是否可行的關鍵，管理人員要嚴格把關數據，保證輸入數據的準確性，否則高校檔案會失去它原有的意義。可以考慮建立數據多重部分審核的制度，這樣多重審核下可以杜絕大面積數據錯誤的人為現象。在檔案信息化建設方面，繼續完善檔案工作軟硬件環境，繼續做好檔案數字化工作，建立電子檔案接收體系、傳統檔案數字化體系以及數字檔案編目、存儲、服務體系，建立與本單位匹配的檔案管理系統。
四、總結
高校檔案工作作為一個服務行業的工作，應該與時俱進，跟進時代經濟發展的步伐，這樣才會事半功倍。高校檔案軟件設計需要投入大量的人力、物力、財力與技術力量，所以我們在軟件生成之前就要對其進行詳細的分析，以免造成軟件無用的現象，而且對立檔工作也要層層把關，這樣才能確保檔案資源的真實性與準確性，通過網絡實現資源共享，從而更好的服務于高校的發展工作。
參考文獻：
[1]莫若琦.檔案管理軟件使用過程中的問題及解決對策[J].中國保健營養，2014.
[2]楊偉龍.“南大之星”軟件運用于檔案管理的問題及對策[J].韶關學院學報，2011.
[3]郭穎.探討事業單位檔案管理軟件中存在的問題與對策[J].科學技術創新，2016.
[4]齊玉萍.淺談事業單位檔案管理軟件中存在的問題與對策[J].中國健康，2011.
檔案類知識閱讀：檔案專業研究生能投稿檔案學研究嗎
檔案學研究屬于核心期刊，是檔案工作者及檔案專業研究生投稿的首選期刊，檔案學研究主要是為了促進檔案資源的開發與利用，征稿范圍包括：檔案館、室業務、縣、鄉(鎮)、村檔案工作，檔案理論與歷史、檔案事業管理、檔案教育等，檔案專業研究生評優或者畢業論文都可以投稿這本期刊，檔案學研究期刊投稿論文加分比重也是很高的。
相關閱讀
