下面文章首先闡述了工程項目管理中文檔管理的重要性，在工程項目管理中，文檔管理有著重要的作用，這也是工程項目管理的難點，在工程項目管理中需要強化文檔管理，從而來實現工程項目文檔應用率的提升，文章中也提出了工程項目管理中文檔管理的相關措施。
關鍵詞：工程項目,文檔管理,重要性,管理措施
工程項目文檔管理指的是搜集與管理文檔(技術指標、進度規劃、合同、項目要求、開工報告等)的過程。作為工程項目的文檔屬于非常珍貴的財富，其凝聚了工程項目整個過程的智慧。因此，怎樣管理好工程項目文檔，充分地體現其功能，這是建設單位需要研究的一個重要問題。
1工程項目管理中文檔管理的重要性
可以說，工程項目的信息是工程項目的血液。工程項目的團隊在交流信息的時候，因為存在差異性的立場、地位、知識構造等，所以會存在思想認識上的不同之處，進而導致最終方案存在差異性。結合一個書面性質的文檔能夠結合所有人的認識，從而使一些交流障礙減少。并且，清晰的文檔也能夠實現參與者思維空間的拓展。為了實現理想的交流溝通效果，要求在工程項目的開展中傳播與應用多樣性與形式化的文檔。與此同時，這一系列的文檔不但對本工程項目體現價值，而且還可能變成企業以后開展項目的寶貴財富。
工程項目的文檔管理非常重要。基于時間的變動，不少工程項目會出現人員的改變，即使人員不會出現改變，人的思維習慣也會逐步地出現改變，編寫和策劃工程項目文檔工作者可能忘記了之前的目標與思維模式。倘若缺少健全的文檔管理機制，那么遺忘某個工程項目的內容，或者是丟失工程項目的信息會嚴重地威脅到工程項目的深入開展。再者，倘若缺少了有效的文檔管理，那么在增加工程項目文檔工作量的同時也難以體現其具備的價值與意義。工程項目文檔的編制較為復雜與繁瑣，人們青睞于口頭上的溝通，感覺應用項目文檔之后原先幾句話的事情顯得十分復雜化。
像是要求的格式比較多，以及要求相關工作者的批準與審核等。倘若缺少了完善的文檔管理系統，人們發現編制之后的文檔缺少較高的實用性，常常無從找到切實要求的文檔，以及面臨不一致的文檔說法等問題。為此，實現文檔管理的標準化顯得非常關鍵。為此，實現文檔管理的標準化、系統化至關重要。除此之外，高效性的工程項目文檔管理常常意味著工程項目的成功，這跟工程項目的大小卻毫無關聯。有效的工程項目文檔更改程序以及管理制度非常有益于降低未經授權的工程項目進度、規模、范圍的變更率。
2工程項目管理中的文檔管理措施
2.1健全工程項目文檔管理的組織機構
文檔管理少不了相應的組織機構。在開展項目的初期，需要設計單獨的文檔管理室，以此充當工程項目搜集、傳遞、管理文件信息的中心。并且，設置專門的文檔管理人員對項目部各個級別的一系列文件進行管理。文檔管理工作者需要明確合同標準中對文檔管理的實際需要，明確向工程師報送文件的標準等，且對一系列文件的模板與信函予以確立。一系列的職能部門需要設置專門的文檔管理工作者，從而動態化、不間斷地管理采購部的采購合同文件、技術部的一系列技術資料、合同部的有關索賠文件、施工部的一系列施工記錄等等。
除此之外，需要在工程項目的整個過程中滲透準確、及時、完整的觀念。并且，需要在開展項目的初期培訓文檔管理工作者，且在工程項目的開展過程中結合實際要求加強培訓。
2.2完善工程項目的文檔管理制度系統
搞好工程項目文檔管理的基礎保障是完善文檔管理制度。為了有序地管理工程建設各個時期的文檔信息，確保圖紙、歸檔信息等的規范性、準確性、完善性，建設單位在建設項目的開始階段就需要根據我國文檔管理的相應要求以及建設的實際現狀，制定有效的文檔管理制度。并且，在工程文檔形成中監理單位、招投標代理機構、設計勘察單位、施工單位、建設單位的文檔工作者和管理工作者需要擔負的責任，以及搜集與整理文檔信息，并且予以規范，確保工程的初期跟文檔管理工作同時進行。完善的先期文件非常關鍵，其在確保建設單位正當利益上具備關鍵的憑據與根據功能。
2.3提高工程項目文檔管理工作者的素質
文檔管理工作者的素質涵蓋服務能力、服務質量、服務觀念等。首先，文檔管理工作者應增強服務觀念，明確文檔管理工作的價值與意義，不斷提升自身的服務能力與服務質量，懂得通過現代化的科學設備與技術以及先進管理方式有效地服務于文檔管理工作。與此同時，文檔管理工作者應轉變思想，實時地更新觀念，增強認知，積極主動地學習與掌握相關的法規知識，且在工作過程中懂得靈活地應用。
除此之外，文檔管理工作者還應具備非常強的責任意識，嚴格把好文檔的質量關。而對于工程項目的建設單位來講，需要結合實際現狀，定期地培訓文檔管理工作者的業務知識，以使整個的工程項目管理隊伍都高度關注文檔管理工作，以及明確工程項目文檔的保管標準、整理要求、歸檔范圍、管理組織等等。
3結語
綜上所述，工程項目建設中的文檔管理工作非常艱巨，是一項長期性的工程。我們應立足于工程項目文檔管理工作的重要性，激起各級人員的廣泛關注，健全工程項目文檔管理的組織機構、完善工程項目的文檔管理制度系統、提高工程項目文檔管理工作者的素質。與此同時，注重創新和總結，懂得學習其它單位的先進做法與經驗，從而尤為合理地管理工程項目的文檔，使其高效服務于工程項目的生產、管理、科研工作。
參考文獻：
[1]崔先雨,王燕,陸芳.信息技術在檔案管理中的應用[J].鄭州牧業工程高等專科學校學報,2002(03):89-90.
[2]范巧燕.論企業工程竣工檔案的“實時化”管理[J].浙江檔案,2002(04):102-103.
[3]孫作功,徐偉,孔祥紅.基于網絡的建筑工程文檔管理信息系統的研究與開發[J].福建建筑高等專科學校學報,2002(01):45-46.
[4]竇憲民,何培英.圖文并茂工程文檔的實現[J].鄭州輕工業學院學報,2001(04):85-86.
相關范文閱讀：工程管理學報新時期建筑工程管理存在的問題
摘要：隨著生產日益復雜化，建筑工程管理也變得更加復雜，為適應需求新形勢下建筑工程管理要立足于當前，這對我們建筑工程管理提出了更加嚴格的要求。本文在此從工廠管理的問題出發，從創新的角度對于工程管理的幾點措施做了一定的研究。
關鍵詞：工程管理,創新,問題
相關閱讀
