摘要：通過調研國內高校實驗耗材采購系統的發展特征和運行模式，建設了浙江大學實驗耗材采購系統。經運行管理實踐表明，以實驗室安全管理系統和化學品全程管理平臺為基礎、對接財務系統，建設“管理服務”的實驗耗材采購系統，實現了集請購、審批、集中結算、內控及安全管理為一體的綜合性功能，是一種高校管理和服務手段的重要延伸，提高了工作效率。
關鍵詞：實驗耗材;采購平臺;集中結算;信息化建設
隨著高校科研體量的逐年增長，教學規模與研究領域不斷擴大，教學科研所需普通化學品、生物試劑、實驗材料等耗材的種類、數量越來越多。當前科研耗材購買渠道眾多，通過銷售公司、網上訂購、電話訂購送貨上門等方式均可以購買[1]，具有采購零散、采購品種多而頻繁、數量大、專業性強、結算不便捷、過程不易追溯、監管困難等特點[2-3]，并且產品質量很難得到保證，可能引發安全事故。
采購論文范例：供熱企業物資采購信息化管理的研究
實驗耗材一方面成為高校流動資產中較難管理、缺乏管理的部分;另一方面師生容易被煩瑣的財務報銷和縱向科研經費審計所困擾，需要花費大量的時間和人力在實驗室耗材采購與財務報銷工作上。在此情況下，為進一步規范實驗耗材采購流程，完善實驗耗材采購內控制度，運用現代信息技術和網絡手段[4-6]，我校建立集請購、審批、集中結算、內控及安全管理為一體的耗材采購平臺。
1高校實驗耗材采購管理系統的發展
1.1基本概況
實驗耗材采購信息化工作隨著計算機技術的發展逐步得以實現。軍事醫學科學院科技部于2008年完成實驗室化學試劑管理信息系統的建設[7]，是國內較早實施實驗材料采購的系統。隨著“互聯網”時代的到來，國內高校紛紛響應政府號召，以“互聯網政務服務”的方式，優化辦公流程，創新服務方式，推進實驗耗材采購管理系統建設。清華大學生命科學學院于2013年建立以生物試劑等為主的耗材采購系統，清華大學于2017年月完成校級層面的試劑材料采購平臺建設(主要目的在于危化品管理)，并進入試運行[7]。天津大學于2016年月完成材料采購平臺的建設，并進入運行。北京大學實驗耗材采購系統于2019年月正式運行。
1.2從功能單一到多功能的采購管理系統
高校早期自主建設的實驗耗材采購系統功能單一，以安全管理為目的，系統的采購內容僅包含化學品，強調危化品的采購、審批、處置等管理，系統獨立運行(不與財務系統對接)。現如今，高校使用的采購系統所包含的采購內容日漸豐富，除了化學品，還有生物試劑、常規易耗品、防護用品、低值設備、工程材料、電子元器件、辦公用品等。在系統功能方面，許多高校設置了臺賬功能、耗材調劑、出入庫登記、配送地址管理等。此外，系統的統計功能日趨完善，平臺的供貨記錄、結算審核、采購過程等環節均有記錄，信息全程透明、可控可溯，方便監管與審計。
1.3多系統協作的電子管理系統
隨著高校信息化水平的不斷提高，以及根據具體業務需求，系統與系統之間的協作性和互通性大大增強[8]。目前高校的實驗耗材采購系統與學校信息中心、實驗室安全信息管理系統、庫房系統和財務系統等多個系統實現數據交換，加強系統與系統之間的信息共享，大大提高了工作效率，簡化辦事流程。蘇州大學、天津大學、清華大學的實驗耗材采購系統分別于2016年、2018年、2019年實現與財務系統對接，師生無須再到學校財務處報銷，為科研人員采購實驗耗材提供便利。
此外，個別高校還實現了與國內主流電商平臺的對接。1.4高校實驗耗材采購系統的運行模式目前，國內高校實驗耗材采購系統主要有兩種運 行模式。第一種是學校根據自身的管理需求，請軟件公司為學校量身定制的實驗耗材采購系統，系統的管理和維護都由學校行政部門承擔。例如天津大學、浙江大學、蘇州大學、清華大學、北京大學等。第二種是使用由第三方建立和維護的實驗耗材采購系統，系統的管理和維護由第三方公司承擔。
2浙江大學實驗耗材采購系統建設實踐
2.1系統建設的背景
危險化學品在采購、運輸、存儲及處置等方面存在較大的安全隱患。為了降低發生安全事故的風險，解決實驗室化學試劑管控難題，我校從2015年開始開發建設“化學品全程管理平臺”，主要針對危險化學品、實驗氣體的采購、審批、保管、使用和處置的全流程管理。當時一項重要工作同時在進行，即建設“實驗室安全管理信息系統”，將全校34個學院(系)等單位的4200多間實驗室房間納入了管理信息系統，明確了每個房間的安全責任人。
“化學品全程管理平臺”中危化品采購管理和實驗室安全管理信息系統中的實驗室人員和房間信息，為我校實驗耗材采購系統的建設提供了基礎。另一方面，我校科研經費量比較大，據不完全統計，我校每年實驗耗材采購量達億元，采購內容分散，報銷事務瑣碎而復雜。為了便于師生采購實驗耗材，簡化辦事流程，提高服務質量，我校于2017年開始探索化學品全流程管理系統與財務系統對接，并擴大商品采購范圍。2018年月，“浙江大學材料與化學品采購平臺”管理系統上線試運行。
2.2系統的框架結構和審批流程
2.2.1系統的框架結構
系統的框架結構建設是信息化實驗耗材采購系統的基礎。通過對國內高校實驗耗材采購平臺的建設和使用現狀調研，結合浙江大學實驗耗材采購的實際情況，構建如下的系統框架。(1)根據商品的屬性不同，系統分成兩個模塊，即材料模塊(含辦公用品)和化學品模塊(含生物試劑)。(2)根據使用的用戶群不同，系統分兩個不同的登錄端口，即師生登錄端和供應商登錄端。(3)根據功能不同，系統分成兩個不同界面，商城界面用于挑選商品，后臺界面用于訂單維護和信息管理。為了保證系統能夠平穩、安全、高校運行，系統開發采用了B/S軟件體系結構。
2.2.2采購審批流程
新系統在危險化學品采購審批的基礎上增加了大額訂單采購線上審批，簡化大額訂單采購流程。危險化學品采購審批根據化學品的危險等級，設置不同審批流程，審批的人員包含實驗室安全負責人、學院秘書、學校實驗室與設備管理處、學校安全保衛處。根據訂單金額和學校財務政策，設置大額訂單審批流程，由學院科研經費管理人員進行線上審批，減少了線下審批蓋章和簽訂購銷合同的環節。
2.3商品的科學分類
實驗耗材采購系統因其服務對象的特殊性，對應的商品具有專業性強、品種多等特點，與生活中常用的網上購物平臺存在很大的差異。為了對實驗耗材進行精準的分類，我校在對不同平臺商品分類的充分調研基礎上，結合浙江大學對實驗耗材的采購需求，對實驗室常用耗材進行梳理。首先將系統的框架結構分為材料模塊、化學品模塊，然后對商品的類別進行了再次的科學細分。材料模塊包含實驗用品、工程材料、元器件、低值設備、儀器配件、防護用品、辦公用品、其他材料;化學品模塊包含管制品、一般危險化學品、普通化學品、精神麻醉品、實驗氣體、生物試劑和其他化學品。經過實踐的檢驗發現，商品的科學分類不僅有利于師生檢索商品，而且方便安全管理和經費使用控制。
3平臺系統的運行管理
3.1宣傳與推廣危險化學品由于其存在安全隱患，可能引發安全事故，因此我校范圍內采購危險化學品都必須通過實驗耗材采購系統購買。其他實驗耗材，如普通化學品、生物試劑、防護用品等，可根據師生科研需求自行采購。在此情況下，為了增加平臺的知名度，讓更多的師生了解學校耗材采購系統并使用系統采購商品，我們需將系統做全方位的推廣。通過以下個方面的宣傳與推廣，逐步取得師生的信任，并提升發揮平臺的作用。①設置調查問卷，作系統的調研與推廣;②走進學院，開展平臺培訓交流會;③聯合國內知名實驗耗材生產商，在校園內作平臺推廣;④走進實驗室，一對一作現場指導與推廣。
3.2供應商和商品管理
耗材采購系統因其供應商的流動性和商品的可增減性，呈現出動態變化的現象。為了讓這種動態的變化健康有序地進行，營造文明和諧的電子交易環境，新系統管理方需建立完善而有效的供應商和商品管理機制，從而形成合格的供應商群體、豐富平臺商品庫。
供應商管理。市場上實驗耗材的供應商良莠不齊，供應商質量將嚴重影響平臺的運行和使用。針對不同的商品類別，我校分別采取定點采購、教師推薦入駐、平臺管理方邀請入駐三種方式進行供應商遴選。實驗氣體通過統一招標的方式選定三家定點采購供應商[10]，危險化學品由學校科教服務中心統一采購與配送，其他實驗耗材由學校在職教師推薦入駐或平臺管理方邀請入駐。為規范供應商的商城交易行為，制定了《浙江大學材料與化學品采購平臺供應商管理規定》，并與其簽署了《浙江大學材料與化學品采購平臺供應商入駐協議》。供應商管理規定中包含了供應商入駐管理、商品管理、平臺行為規定、獎懲規則等具體內容。
商品管理。商品信息是否全面、商品種類是否豐富、商品質量是否得到保證、商品價格是否合理，是一個系統能否吸引到學校師生青睞的一項重要因素。從2018年月至2020年月，我校實驗耗材采購系統已有300萬余條商品數據。對于商品的管理，我校還在不斷的探索中，目前的管理方式是以供應商“自維護”和平臺管理方“抽查”為主。每個供應商在商城中都有自己的店鋪，在供應商端開發店鋪預覽的功能。供應商可查看自身店鋪內的商品上傳是否規范，上傳的商品圖片是否清晰等。平臺管理方不定期對平臺的商品進 行抽查，從而避免違規上傳商品的情況。
3.3結算管理
實驗耗材采購系統與財務系統對接后，師生通過系統在線上下單時，經費被預凍結，平臺采用集中結算的方式報銷。供應商不再單獨給采購人開具單張發票進行一對一結算，而是定期(一般個月次)匯總采購銷售訂單，以一對多方式與平臺管理方進行集中結算。實行集中結算的優勢體現在：①師生無須進行財務報銷，節約時間成本;②財務報銷的票據數量大大減少，同時辦理匯款業務手續大大減少，財務工作量明顯下降;③供應商開票數量減少，同時縮短回款時間。如2020年11月我校單月結算金額為1631.95萬元，涉及訂單數22112單，采用集中結算的總發票數僅有852張，辦理匯款轉賬業務852次，平均張發票涉及26個訂單(最高達150單)和1.9萬元經費，提升了工作效率。
4結語
我校在調研、總結和分析師生需求的基礎下，利用網絡信息化手段，建立互聯互通、多系統協作的實驗耗材采購系統，集采購審批、集中結算、內控及安全管理為一體，打造科研教學人員專屬的信息化采購系統，為學校科研教學工作服務。一體化的信息化采購系統不僅有利于供應商提高供應能力、質量以及更好的服務，而且有效地提高了科研人員的采購效率，降低采購成本。該系統試運行至今，線上交易額逐步上升，使用人數不斷增加，為師生服務初見成效。
參考文獻(References)
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作者：陶玉妃，馮建躍，孫益，張銀珠，李肖漫，朱明豐，吳以才，梁汲媛
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